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Les 10 attitudes à adopter pour se mettre la (ou le) secrétaire dans la poche

c’est-à-dire le ou la gagner à sa cause

Vous attendez une réponse à un courrier ou à un mail, votre dossier est en attente de traitement sans que personne ne puisse vous dire ce qu’il en est, vous voulez avoir un rendez-vous avec une personne peu disponible…

Vous avez besoin de décrocher un rendez-vous avec un spécialiste à des horaires très précis car vous travaillez et vous voulez éviter de faire trop louper l’école à votre enfant,

Faites appel à un ami ou mettez la secrétaire de votre côté, faites-en une alliée !

le secrétaire

Liste des 10 bonnes manières de communiquer pour que la (le) secrétaire devienne votre alliée, s’occupe de votre cas, apporte son aide…

1. Demandez-lui de l’aide poliment, en lui faisant comprendre que vous le faites car elle est efficace, que c’est dans la limite de son travail et de ses compétences, et que vous souhaitez simplement vous assurez que : «  la grande patronne » a reçu votre mail car on est jamais sûr de la bonne écriture des adresses mails, que vous vous demandez à quel moment vous aurez une réponse parce que la validation de ce dossier détermine tout un calendrier….

2. Il va être nécessaire de lui faire comprendre l’urgence pour vous, ou la nécessité ou l’importance de votre demande en ajoutant un élément personnel (+ ou –), pas “pipeauté”, mais qui “vous rend vrai” pour elle. C’est à dire que vous cessez d’être une ème demande ou un ème dossier pour devenir une personne comme elle,  qui a des soucis… Pour cela, vous pouvez lui expliquer :

  • Que vous souhaitez simplement vous assurez que «  la grande patronne » a reçu votre mail car on est jamais sûr de la bonne écriture des adresses mails.
  • Que vous vous demandez à quel moment vous aurez une réponse parce que la validation de ce dossier détermine tout un calendrier…
  • que vous avez une vie particulièrement compliquée en ce moment car vous êtes en pleine séparation et que vous avez peu de visibilité sur votre planning
  • Que votre enfant est en résidence alternée et qu’il est compliqué de prendre des rendez-vous médicaux……

3. Si vous arrivez à créer un lien personnel avec la personne en lui expliquant plus précisément votre demande, votre besoin, votre soucis actuel, c’est gagné.

Elle se rappellera de vous et aura beaucoup plus de mal à ignorer votre demande, puisque de toutes les façons, vous lui faites une demande certes personnelle mais qui entre dans le cadre de son boulot.

4. demandez de l’aide, poliment, courtoisement, finement, et il est assez rare que les personnes refusent. Ils vous aideront plus ou moins, mais en tout cas plus que si vous n’aviez rien demandé.

5. Et en tout cas, ils se souviendront de vous quand « le grand patron » leur demandera si c’est bon, s’il a bien traité toutes les choses en attente…

6. Si la personne ne peut rien faire pour vous pour l’instant car elle ne sait pas :

  • Demandez- lui s’il est possible que vous la rappeliez dans quelques jours ?
  • Puis proposez-lui une date précise ? « Si je vous rappelle vendredi matin, pensez-vous que vous aurez le temps de vous renseigner ? »
  • A ce moment là, noter l’identité de l’interlocuteur : « c’est toujours vous qui êtes à ce poste ? dans ce cas, je vais noter votre nom ? ».

Vous l’avez compris : il s’agit de maintenir le lien interpersonnel que vous venez de créer avec la personne. Il est moins facile d’oublier quelqu’un dont la demande est légitime,  qui connait votre nom, et avec qui vous avez déterminé un jour de rappel …

7. Attention au timing et à votre concentration !

le bon momentNe faites pas cette demande particulière 10 mn après l’ouverture du service le matin alors que la personne est en train de raconter sa nuit de folie à sa collègue, ni 10 mn avant la pause déjeuner.

Assurez-vous d’être vous-même suffisamment concentrée sur cette conversation et suffisamment au calme, il va être difficile d’être crédible dans le rôle de la mère de famille exemplaire si on entend derrière les hurlements des enfants qui s’entretuent et que vous posez le combiné pour dire « que vous allez en prendre un pour taper sur l’autre » !

8. A ne pas faire : ne pas harceler la personne, ne pas lui demander une faveur lourdement, le but est simplement de lui faire faire son boulot en accordant une attention plus personnelle à votre demande.

Si elle refuse et que son ton ne laisse aucune ouverture possible, laissez tomber, elle n’est pas dans un bon jour, elle n’aime pas ce job, il faut bien que quelqu’un paye… Ce n’est pas votre problème…

9. Ne faites pas de misérabilisme, après tout, elle a peut-être autant de boulot et de gosses que vous, et elle s’en sort, elle !

 famille nombreuse  

 

10. Surtout n’oubliez pas de REMERCIER : à toutes les étapes et beaucoup à la fin !

Mettez ces conseils en pratique, faites votre propre expérience sur des situations différentes ;  et bonne nouvelle : vous allez acquérir 2 nouvelles compétences (des savoirs être) qui seront transférables dans d’autres domaines : la capacité à demander de l’aide et à établir une relation interpersonnelle avec un-e inconnu-e (+ ou – sympa) !

Crédit photo : Gwenael Piaser, Sean MacEntee, Jean-Marc Linder

Elodie Sancier

votrepotentiel.femmes@gmail.com

Créatrice du site votrepotentiel-femmes.com pour les femmes intuitives, créatives et audacieuses qui sont déterminées à avoir plus de confiance en elles, à atteindre leur autonomie financière et retrouver l’équilibre entre leur vie privée et professionnelle.

1 Comment
  • Léa C
    avril 10, 2015 at 12:56

    Bravo pour ce super article!
    Il peut servir dans toutes les situations de la vie et pas seulement pour les secrétaires.
    A méditer et utiliser pour de meilleures relations humaines.

    Bonne continuation pour ce blog. 🙂

    Léa.

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